Un appuntamento è un accordo che uno o più clienti prendono quando prenotano un servizio fornito da uno dei tuoi dipendenti. Una volta completata la configurazione dei dipendenti e dei servizi, i tuoi clienti saranno pronti per iniziare a prenotare gli appuntamenti. Per fissare un appuntamento, tu o il tuo cliente dovete scegliere un servizio, un dipendente ( se non si hanno dipendenti. il titolare) che fornirà il servizio, le date disponibili e la fascia oraria.

Esistono due diverse tipologie di appuntamenti ognuna delle quali si  basa sulla capienza massima del servizio che viene erogato. Un appuntamento è considerato  appuntamento “Singolo”  se la capienza massima del servizio è 1. Se la capienza massima è superiore a 1, l’appuntamento è considerato di “Gruppo” .

Esistono due tipi di appuntamenti di gruppo:

• Appuntamenti di gruppo in cui tutti i clienti sono separati (di solito il caso in cui non si conoscono).
• Appuntamenti di gruppo in cui un cliente definisce un numero di persone che verranno con lui o lei.

La differenza principale tra questi due è che nel primo ogni persona appare nell’appuntamento separatamente, con tutti i dettagli definiti, come nome, email, stato dell’appuntamento, dettagli del pagamento, ecc.; ciò significa che chiunque può disdire separatamente la propria partecipazione all’appuntamento.

La situazione con il secondo tipo di appuntamenti di gruppo è che solo la persona che ha programmato l’appuntamento ha a disposizione nome, e-mail, stato dell’appuntamento e dettagli di pagamento. Gli altri sono visti come +1.. +10 “aggiunti”.

Quindi, se uno di loro decide di annullare la propria partecipazione all’appuntamento, ci sono due opzioni: o si annullerà per tutti oppure è necessario ridurre il numero di persone nella finestra di dialogo “Modifica appuntamento “ .

Gli stati sono l’indicatore dello stato dell’appuntamento, che indica se l’accordo è approvato, in sospeso, annullato dai clienti o rifiutato dai dipendenti.

Attualmente, ci sono 4 stati:

APPROVATO

Nelle Impostazioni generali di Sistema, puoi impostare per default uno stato Approvato o In sospeso per tutti i tuoi appuntamenti. Se scegli Approvato, tutti gli appuntamenti verranno automaticamente confermati al cliente subito dopo la programmazione.

IN SOSPESO

Se scegli In sospeso, dovrai approvare manualmente tutti gli appuntamenti dopo che sono stati programmati. Gli appuntamenti possono essere approvati dall’amministratore e dal manager e, se abiliti la notifica per questa azione, sia il dipendente che il cliente verranno informati di questa azione.

ANNULLATO

Lo stato di annullamento consente ai tuoi clienti di annullare gli appuntamenti nella loro area dedicata. Una volta effettuato l’accesso, nell’elenco Appuntamenti vedranno il pulsante Annulla accanto a ogni appuntamento futuro. Dopo aver annullato l’appuntamento nell’elenco verrà visualizzato Annullato. Se le notifiche di annullamento sono abilitate, anche il tuo dipendente verrà informato.

RIFIUTATO

Ultimo ma non meno importante, lo stato Rifiutato consente agli utenti Manager e Dipendente  l’opzione di rifiutare gli appuntamenti approvati o in sospeso. Puoi anche impostare una notifica per questa azione, quindi una volta rifiutato l’appuntamento, sia il cliente che il dipendente riceveranno una notifica via email.

Hai due possibilità per cambiare lo stato degli appuntamenti: puoi cambiarlo direttamente attraverso la pagina degli appuntamenti, oppure puoi aprire la finestra di dialogo degli appuntamenti e cambiare lo stato. Per la prima opzione, nell’elenco degli appuntamenti, fare clic sull’elenco a discesa dello stato dell’appuntamento e modificare lo stato. Per la seconda opzione, fai clic sul pulsante Modifica accanto all’appuntamento, si aprirà la finestra di dialogo Appuntamento. Fai clic sul pulsante dello stato e vedrai un menu a discesa in cui potrai scegliere un nuovo stato. La differenza principale tra questi due è che nelle prenotazioni di gruppo, facendo clic sulla prima opzione si modifica lo stato dell’appuntamento per tutti i membri dell’appuntamento, mentre la seconda opzione consente di modificare lo stato di ciascun membro separatamente.

Nella pagina degli appuntamenti, vedrai un filtro di stato in modo che in qualsiasi momento potrai filtrare il tuo elenco per vedere gli appuntamenti con uno stato specifico.

I ruoli nel sistema offrono la possibilità di poter consentire ad ogni utente di avere accesso solo determinate funzioni. Poiché diversi ruoli utente hanno capacità diverse, esamineremo ciascuno di essi.

Manager

Il “Manager” è l’utente che ha tutti i permessi del sistema. Un Manager può creare servizi, posizioni, clienti, dipendenti e appuntamenti ed eliminare o nascondere definitivamente tutte le voci.

Dipendente

“Dipendente” è il ruolo che puoi assegnare ad alcuni o a tutti i dipendenti. Dopo aver creato un nuovo utente Dipendente, verrà inviata un’e-mail automatica al dipendente con un nome utente e un collegamento URL dove può impostare la propria password.

I dipendenti possono utilizzare il pannello per i dipendenti , dove possono gestire i propri appuntamenti ed eventi.

Con questo ruolo, i dipendenti possono accedere all’elenco dei loro appuntamenti nella pagina degli appuntamenti o direttamente sul calendario e possono anche esportare l’elenco per facilitarne il monitoraggio. Se si desidera concedere più autorizzazioni ai dipendenti, si possono abilitare altre sei opzioni:

• Configurare i loro servizi
• Configurare il loro programma
• Configurare i loro giorni liberi
• Configurare i loro giorni speciali
• Gestire i loro appuntamenti
• Gestire i loro eventi

Una volta abilitate queste opzioni, i dipendenti potranno anche aggiungere o modificare i loro appuntamenti/eventi (modificare lo stato, riprogrammare, ecc.), scegliere i servizi che verranno loro assegnati, modificare le loro informazioni personali, l’orario di lavoro, i giorni liberi e giorni speciali. Non potranno, comunque, vedere gli appuntamenti degli altri dipendenti.

Cliente

Il ruolo “Cliente” consente ai clienti di vedere i loro appuntamenti nell’elenco apposito.

E’ possibile autorizzare i Clienti a:

• annullare i loro appuntamenti.
• riprogrammare i loro appuntamenti trascinandoli o selezionando l’ opzione “Modifica” sul loro calendario.